Calendario
El Calendario es el corazón operativo de la clínica. Desde acá manejás todo el flujo de pacientes y profesionales en tiempo real. Esta sección cubre desde la navegación básica hasta técnicas avanzadas de programación.
Navegación y Vistas Generales
Modos de vista
En la esquina superior derecha del calendario, podés elegir entre tres modos de vista según tu tarea:
| Vista | Ideal para |
|---|---|
| Día | Seguimiento minuto a minuto, marcar llegadas y controlar los No Show |
| Semana | Reacomodar turnos con arrastrar y soltar, y visualizar la distribución de profesionales |
| Mes | Planificación de capacidad a alto nivel e identificar patrones de disponibilidad |
Filtros y controles de visualización
- Filtrar por Profesional o Especialidad: Usá los desplegables de arriba para acotar el calendario a un profesional o especialidad específica. Esto evita la sobrecarga de información cuando la clínica tiene muchos profesionales.
- Ocultar Turnos Cancelados: Hacé clic en el botón "Ocultando Cancelados" para mostrar u ocultar los turnos cancelados, manteniendo la interfaz enfocada en los pacientes activos.
- Actualizar: Hacé clic en "Actualizar" para sincronizar el calendario con las reservas online recientes o los cambios que hizo otro compañero.
Durante las mañanas movidas, usá la vista de Día con el filtro de un solo profesional para tener una imagen enfocada y en tiempo real de las llegadas y los huecos.
Cómo Cargar un Turno Nuevo (Nuevo Turno)
Para agendar un turno, simplemente hacé clic en cualquier hueco libre de la grilla. Se va a abrir el modal de carga con los siguientes pasos:
Paso 1: Datos del paciente
Cargá el Nombre y el Teléfono del paciente.
Siempre incluí el código de país (ej: +54 para Argentina, +595 para Paraguay) al cargar números de teléfono. Sin el código correcto, las notificaciones automáticas de WhatsApp no se van a entregar.
Paso 2: Servicio y profesional
Elegí el Servicio (ej: Control, Consulta, Cirugía) y asigná el Profesional que va a atender al paciente.
Paso 3: Pre-confirmación
Tildá la casilla "Pre-confirmar turno" si querés que el turno ya quede como "Confirmado" de entrada, sin pasar por el estado "Pendiente". Es útil para pacientes que ya confirmaron por teléfono.
Paso 4: Notas
Usá el campo de Notas para agregar cualquier detalle relevante, como "Viene con estudios" o "Paciente de riesgo".
Obras Sociales y Alertas de Copago
El sistema te avisa si tenés que cobrar algo extra para que no haya problemas de facturación después.
Cómo funciona
- Seleccioná la Obra Social y el Plan: Elegí la prestadora y el plan del paciente de los desplegables.
- Alerta de Copago Plus: Si el plan tiene un costo adicional, te va a saltar un cartel naranja: "Copago Plus - Este plan de seguro tiene copago adicional."
- Aviso verbal obligatorio: El personal administrativo tiene que avisarle verbalmente al paciente sobre este costo antes de confirmar el turno.
Nunca te saltees el aviso de copago. No informar a los pacientes sobre costos adicionales genera conflictos en la recepción y daña la confianza de la clínica.
Manejo de Sobreturnos (Squeeze-ins)
Los Sobreturnos son una herramienta exclusiva para la clínica que permite agendar fuera del horario de un profesional. Los pacientes no pueden pedirlos por su cuenta; solo el personal interno puede habilitarlos.
Cuándo usarlos
Si tratás de agendar un turno normal fuera del horario del profesional, el sistema te va a bloquear. Los sobreturnos permiten saltear esa restricción.
Cómo crear un sobreturno
- Abrí el modal de carga haciendo clic en un horario.
- Tildá la casilla de "Sobreturno" para saltar el bloqueo de horario.
- Completá el resto de la carga normalmente.
Dónde aparecen los sobreturnos
A diferencia de los turnos comunes que van dentro de la grilla, los sobreturnos se ubican en una fila especial de "Sobreturno" arriba de todo del calendario. Esto le da al profesional una señal visual clara de que tiene un paciente extra para atender cuando se le libere un hueco.
Usá los sobreturnos con moderación. Están pensados para emergencias, pacientes prioritarios o excepciones especiales que maneja la clínica internamente.
Gestión Dinámica: Arrastrar, Soltar y Lista de Espera
El sistema busca que la clínica esté siempre llena sin que tengas que estar llamando por teléfono todo el día.
Reacomodar turnos (Drag & Drop)
Para mover un turno:
- Hacé clic y mantené apretado sobre la tarjeta del turno.
- Arrastralo al nuevo horario o día.
- Te va a aparecer la ventana "¿Mover Turno?" mostrando los horarios de origen y destino.
- Verificá que la opción "Notificar por WhatsApp" esté tildada (viene marcada por defecto).
No destildes nunca la notificación de WhatsApp al mover turnos. Esto le avisa automáticamente al paciente sobre el cambio, ahorrándote un montón de llamadas telefónicas.
Lista de Espera automática
La lista de espera funciona sin intervención del personal:
- Inscripción: Cuando un paciente quiere un día que ya está a tope, el sistema le ofrece anotarse en la Lista de Espera.
- Notificación automática: Si se libera un lugar (por una cancelación o porque vos moviste un turno), el sistema le avisa automáticamente al paciente por WhatsApp.
- Autogestión: El paciente puede aceptar ese lugar y reprogramarse solo, llenando el hueco sin que tengas que hacer nada manualmente.
Revisá el ícono de Lista de Espera en el encabezado del calendario todos los días para ver cuánta demanda hay en los días completos.
Control de Asistencia y Estados
Para que las estadísticas de la clínica sirvan, hay que mantener los estados al día en la vista de Día.
Indicadores de estado
Los colores e íconos (círculos y tildes) indican el estado actual de cada turno:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pendiente | Turno agendado pero sin confirmar |
| Confirmado | El paciente confirmó que va a asistir |
| Llegó | El paciente se registró en recepción |
| En atención | El paciente está con el profesional |
| Completado | La visita terminó |
| Cancelado | El turno fue cancelado |
| No Show | El paciente no vino y no avisó |
Marcar No Shows
Si el paciente no vino y no avisó, hacé clic en el botón "NO SHOW" en la tarjeta del turno. Este dato es fundamental porque:
- Ayuda a identificar pacientes poco confiables para confirmarlos manualmente en el futuro
- Alimenta las analíticas de riesgo de inasistencia en los perfiles de pacientes
- Puede disparar mensajes automáticos de seguimiento invitando al paciente a reagendar
Resumen de Buenas Prácticas
- Si ves el cartel naranja de Copago Plus, avisale al paciente antes de cerrar el turno.
- Usá los sobreturnos con moderación y solo para emergencias o excepciones.
- No destildes la notificación de WhatsApp al mover turnos para automatizar la comunicación con los pacientes.
- Revisá el ícono de Lista de Espera todos los días para monitorear la demanda en los días completos.
- Actualizá los estados de asistencia a tiempo para que las analíticas y automatizaciones funcionen con datos precisos.