Automatizaciones
El módulo de Automatizaciones es el motor de comunicación de la clínica. Permite que el sistema trabaje por vos, manteniendo a los pacientes informados y recuperando turnos perdidos de forma automática sin intervención manual.
Conexión de WhatsApp
Es el primer paso para activar la inteligencia del sistema.
Proceso de vinculación
Conectá tu cuenta de WhatsApp mediante código QR, igual que WhatsApp Web:
- Abrí la pestaña de Automatizaciones y navegá a la sección de Conexión de WhatsApp.
- Escaneá el código QR con el teléfono de WhatsApp de la clínica.
- Esperá la confirmación de conexión.
Prueba de conexión
Después de vincular, enviá un mensaje de prueba para verificar que la conexión funciona correctamente antes de habilitar las automatizaciones de producción.
Panel de mensajes fallidos
Es un panel de control vital. Si un mensaje no se entregó (ej: número equivocado, el paciente no tiene señal o el número no está en WhatsApp), el error aparece acá para que puedas:
- Contactar al paciente por otra vía (llamada telefónica, email)
- Corregir el número de teléfono en el perfil del paciente
- Reenviar el mensaje una vez resuelto el problema
Revisá el panel de Mensajes Fallidos regularmente, especialmente después de enviar mensajes masivos. Los mensajes no entregados significan que los pacientes pueden no haber recibido información crítica sobre sus turnos.
Automatización del Bot
El bot se encarga de dar seguimiento a los pacientes sin que el personal tenga que intervenir. Configurá estos flujos automatizados para mantener el compromiso del paciente y recuperar turnos perdidos.
Seguimiento de ausencias (Recuperación de No Shows)
Es una herramienta de recuperación de turnos. Podés configurar hasta 3 mensajes automáticos que se envían en intervalos definidos después de que un paciente falta:
| Mensaje | Ejemplo de Tiempo | Propósito |
|---|---|---|
| 1ro | 2 horas después del no show | Recordatorio amable de que faltó al turno |
| 2do | 24 horas después del no show | Invitación a reagendar con un link directo de reserva |
| 3ro | 72 horas después del no show | Seguimiento final antes de cerrar el intento de recuperación |
Control post-cita
Envía mensajes de bienestar o instrucciones de cuidado posterior una vez que el turno se marca como completado. Usalo para:
- Recordatorios de cuidado post-quirúrgico
- Instrucciones de seguimiento de medicación
- Chequeos generales de bienestar
Solicitar feedback
Activá o desactivá la encuesta de satisfacción. Cuando está habilitada, el bot envía automáticamente la encuesta una hora después de un turno completado (consultá la sección de Satisfacción para más detalles).
Plantillas personalizadas
Creá tus propias plantillas de mensajes usando etiquetas de personalización para que el bot suene humano y profesional:
- Nombre del paciente
- Fecha y hora del turno
- Nombre del profesional
- Tipo de servicio
- Nombre y datos de contacto de la clínica
Escribí las plantillas en un tono cálido y conversacional que coincida con la marca de tu clínica. Evitá el lenguaje demasiado formal. Los pacientes responden mejor a mensajes que se sienten personales en vez de automatizados.
Mensajes Masivos (Campañas de Difusión)
Los mensajes masivos son la herramienta definitiva para la agilidad administrativa. Permiten comunicarte con grupos grandes de pacientes a la vez usando plantillas pre-armadas.
Plantillas disponibles
- Recordatorios de turno para reservas próximas
- Cambios de horario cuando cambian las horas de un profesional
- Cierre de clínica para feriados o emergencias
- Solicitudes de reagendamiento cuando hay que mover turnos
Filtros avanzados
Seleccioná a quiénes escribirles según:
| Filtro | Opciones |
|---|---|
| Fecha y Hora | Fecha específica, con opciones rápidas de "Mañana" o "Tarde" |
| Profesional | Mensajes a pacientes de un doctor específico |
| Servicio | Mensajes relacionados con un tipo de servicio particular |
| Estado de la Cita | Segmentar por estado (ej: solo "Pendientes" o solo "Confirmados") |
Casos de uso reales
Escenario 1: Profesional enfermo
El Dr. Jared se enfermó hoy. Filtrás sus turnos de la tarde, seleccionás la plantilla de "Solicitud de Reagendamiento" y enviás a todos los afectados con un solo clic.
Escenario 2: Cierre por feriado
La clínica cierra por feriado el próximo lunes. Filtrás todos los turnos del lunes y enviás una notificación de "Cierre de Clínica" a todos los afectados.
Escenario 3: Cambio de horario
Un profesional cambió sus horas del viernes. Filtrás sus pacientes del viernes con estado "Pendiente" y enviás una actualización sobre los nuevos horarios disponibles.
Funciones de seguridad
- Excluir bots pausados: Una opción de seguridad para no molestar a pacientes que pidieron no recibir mensajes automáticos. Mantené esto siempre habilitado para respetar las preferencias del paciente.
Siempre previsualizá la cantidad de destinatarios antes de enviar un mensaje masivo. Verificá que los filtros sean correctos para evitar escribirle al grupo de pacientes equivocado. No hay forma de deshacer los mensajes enviados.
Buenas Prácticas
- Probá la conexión de WhatsApp después de la configuración inicial y revisá periódicamente el panel de Mensajes Fallidos.
- Configurá los mensajes de seguimiento de no shows con tonos progresivamente más cálidos. El objetivo es re-enganchar al paciente, no hacerlo sentir culpable.
- Usá plantillas personalizadas con etiquetas de personalización para que los mensajes automatizados se sientan humanos.
- Previsualizá los destinatarios de mensajes masivos antes de enviar. Chequeá la cantidad y revisá algunos destinatarios para confirmar que los filtros son correctos.
- Respetá la opción de "excluir bots pausados". Nunca pases por alto las preferencias de opt-out de los pacientes.
- Revisá el rendimiento de las automatizaciones mensualmente. Seguí cuántos no shows se recuperan y cuántos mensajes masivos resultan en reagendamientos exitosos.